De meeste bedrijven bevinden zich op een dynamische markt, waar de ontwikkelingen razendsnel gaan en de klanten net zo snel verder kijken. Daarom is time-to-market een doorslaggevende concurrentieparameter.
PIM optimaliseert de time-to-market door het traject van het product te stroomlijnen: van ontwikkeling naar productie, tot aan marketing en verkoop.
Het proces om een product vrij te geven vanaf de productontwikkeling tot aan de marketing verlengt de time-to-market vaak onnodig. Dit proces wordt aanzienlijk verbeterd door PIM. In een PIM-systeem kunnen werknemers van diverse afdelingen tegelijkertijd aan het product werken. De marketing kan dus al met de productie van een catalogus beginnen, zelfs als nog niet alle productdetails verkrijgbaar zijn.
Als de productafdeling de informatie in de centrale database bijwerkt, dan worden die ook bijgewerkt in de catalogus waaraan begonnen is. Het PIM-systeem automatiseert de samenwerking met vertaalbureaus. Hierdoor is het eenvoudig om het overzicht te bewaren over welke productteksten al naar het vertaalbureau zijn gestuurd en hoe ver deze vertalingen gevorderd zijn. Vertalers kunnen hun teksten direct in het PIM-systeem maken, dus u hoeft teksten nooit te copy-pasten. Op die manier maakt een PIM-systeem een reeks handmatige taken veel efficiënter, die normaal gesproken het proces om een nieuw product op de markt te brengen vertragen.

Makkelijker om via andere kanalen te verkopen
Als u uw productgegevens hebt gestructureerd in een PIM-systeem, dan wordt het veel eenvoudiger om uw producten op Amazon te koop te zetten en op andere marktplaatsen, of om de productgegevens naar prijsvergelijkers te sturen. Hebt u gegevens in verschillende databases staan, dan moet u eerst de relevante gegevens vinden, deze structureren op de manier zoals bijvoorbeeld Amazon ze aanneemt, en ten slotte uw gegevens in de juiste groepen op Amazon zetten.
Als uw producten in een PIM-systeem staan, dan kunt u ze exporteren in xml en de diensten van derden gebruiken om de productinformatie naar relevante sites te sturen. Het PIM-systeem helpt u om de gegevens te modelleren, zodat u snel gegevens naar andere kanalen kunt sturen.

Betere efficiëntie door minder handmatig werk
”Moet hier eigenlijk 5 of 7 staan?” ”Weten we zeker dat deze prijzen juist zijn?” ”Ik moet even aan de productafdeling vragen welke kleuren we kunnen leveren.”
Als een nieuw product op de markt komt, ontstaan er een heleboel vragen die moeilijk te beantwoorden zijn, als u er geen duidelijk proces voor heeft. Als u uw gegevens in een PIM-systeem structureert, dan hoeft u niet steeds heen en weer te gaan tussen de verschillende afdelingen.
Het is eenvoudig om de verantwoordelijkheid te verdelen en de verschillende afdelingen kunnen zich op hun kerntaken concentreren, omdat ze weten dat de rest van het bedrijf dat ook doet.
Bewaar het overzicht over het proces
Efficiëntie is vaak verbonden met overzicht en dat kan moeilijk te bewaren zijn als u midden in de lancering van een nieuwe collectie, een nieuwe productlijn of een andere ingewikkelde productlancering staat. Welke producten zijn goedgekeurd? Bij welke producten ontbreken er nog foto’s? Welke teksten zijn al vertaald? Welke producten zijn klaar om live te gaan?
Bij dit soort vragen kan een PIM-systeem u normaal helpen om snel antwoord te krijgen. In Perfion PIM kunt u bijvoorbeeld workflows opbouwen die u een visueel overzicht bieden over hoe ver de verschillende elementen van het proces al gevorderd zijn. Op die manier vergeet u in de drukte niets.
Minder fouten in de productgegevens
Een van de voornaamste redenen om een PIM-systeem in te voeren is om de wirwar aan Excel-sheets die veel bedrijven voor hun productinformatie gebruiken, tegen te gaan. Excel is geschikt voor veel doeleinden, maar door de handmatige verwerking van taken neemt de kans op fouten toe.
Tegelijk bestaat het risico dat er onzekerheid is over welke versie geldig is, als een document in de organisatie wordt rondgestuurd.
Een PIM-systeem elimineert de fouten door de Excel-sheets te vervangen door een centrale database, die ervoor zorgt dat alle informatie op alle kanalen is bijgewerkt.
Het PIM-systeem geeft u met andere woorden het overzicht en de structuur, waardoor u fouten voorkomt. Dit geldt ook met betrekking tot onder meer goedkeuringsprocedures. Hierdoor weet u zeker dat producten niet gepubliceerd worden, voordat ze daar klaar voor zijn.
Voorzie uw producten van extra informatie
Veel webshops verkopen producten die de klant ook elders op internet kan vinden. Is deze situatie op u van toepassing, dan is het belangrijk dat u de productinformatie die u van uw leverancier ontvangt, van meer informatie kunt voorzien. Anders presenteert u het product op dezelfde manier als uw concurrenten.
In een PIM-systeem kunt u uw producten van extra informatie voorzien, zodat u zich kunt onderscheiden van uw concurrenten. De moderne consument onderzoekt in toenemende mate online de producten waar hij/zij in is geïnteresseerd. Daarom is uitgebreide productinformatie een goede concurrentieparameter.

Lees hier hoe productgegevens de gebruikerservaring op uw website kunnen verbeteren
Consequente productgegevens
Werkt u met uw productgegevens in verschillende gedecentraliseerde systemen, dan is de kans groot dat deze niet helemaal consequent zijn, bijvoorbeeld de manier waarop de productgegevens worden beschreven.
Op één plek staat een afmeting van 20 millimeter misschien aangegeven als ”20 mm”, op een andere plek staat ”20mm” en nog ergens anders staat misschien alleen ”20”. Dit wordt vooral problematisch als u de producten in uw webshop wilt categoriseren. Als u bijvoorbeeld de gebruiker de mogelijkheid wilt bieden om in uw webshop op parameters als afmeting, kleur, beschrijving en dergelijke te zoeken. Zijn de beschrijvingen verschillend, dan worden relevante producten misschien niet getoond. Zoekt een gebruiker op de kleur “rood”, en uw systeem kan bij deze zoekopdracht niet alle varianten rood weergeven, dan worden de relevante producten niet getoond. Hierdoor kunt u een verkoopkans laten liggen.
Het gaat echter net zozeer om controle als om consequent zijn. Met het PIM-systeem kunt u voor elk kanaal een andere beschrijving maken. Bijvoorbeeld als u producten op één manier beschrijft voor het B2C-segment, en op een andere manier voor het B2B-segment.
Beter beheer van acties
Een actie bestaat eigenlijk uit een verzameling producten die op een bepaalde manier aan de markt gepresenteerd moet worden. Dat is precies waar een PIM-systeem toe in staat is.
Met een PIM-systeem kunt u uw productgroepen modelleren en daarnaast bepalen welke gegevens in welke context te zien moeten zijn. Bijvoorbeeld welke productinformatie er in één land te zien is, en welke in een ander land. Hierdoor is uw actie sneller in de lucht en u kunt deze ook nog aanpassen, omdat u uw gegevens maar op één plek hoeft bij te werken.

Snellere productie van productcatalogi
Al gebeurt steeds meer bedrijfscommunicatie digitaal, toch is de oude vertrouwde productcatalogus in veel bedrijfstakken nog steeds in zwang.
De moeilijkheid met een catalogus is dat de markt zich over het algemeen steeds sneller ontwikkelt, dus het klassieke proces waarbij u meerdere maanden over het samenstellen van een jaarcatalogus kon doen, is niet meer werkbaar. De catalogus kan dan al verouderd zijn voordat hij potentiële klanten bereikt.
Een PIM-systeem optimaliseert het werk rond het samenstellen van de productcatalogus. Het maakt het onder meer mogelijk voor de marketingafdeling om aan de slag te gaan met de producten in de catalogus als nog niet alle informatie klaar is.
