PIM definitie

PIM is een afkorting voor Product Information Management. De belangrijkste taak van een PIM-systeem is om een bedrijf te helpen een grote hoeveelheid complexe productinformatie te hanteren en deze gegevens efficiënt op de relevante kanalen te verspreiden.

Een goed PIM-systeem geeft uw bedrijf een ”Single Source of Truth”. Een centraal systeem, waar u toegang hebt tot alle productinformatie van uw bedrijf, en u ervan op aan kunt dat deze gegevens betrouwbaar zijn.

In het PIM-systeem verzamelt u alle productgegevens, voorziet ze van extra informatie en verspreidt ze snel en efficiënt op alle kanalen. Op de digitale kanalen zoals uw webshop, website, en marktplaatsen als Amazon, E-bay en bol.com. En voor gebruik in papieren catalogi, productbladen, brochures enzovoorts.

De behoefte aan een PIM-systeem ontstaat vaak als de eisen aan de productgegevens van een bedrijf toenemen, en de huidige methode om informatie te verwerken niet meer voldoet. Het ERP-systeem van het bedrijf wordt te onflexibel om de toenemende complexiteit van de productgegevens aan te kunnen. En een wirwar aan Excel-sheets en databases maakt het moeilijk om de juiste informatie te vinden en deze snel op de voornaamste marketingkanalen te krijgen.

Het PIM-systeem is geïntegreerd in de andere systemen van het bedrijf. Het bevindt zich tussen de bronnen van productinformatie aan de ene kant (ERP, PLM, leveranciergegevens enz.) en de externe kanalen voor het verspreiden van informatie aan de andere kant (webshop, CMS, catalogus, productbladen enz.).

In grote lijnen creëert een PIM-systeem waarde op twee manieren:

1. Het verbetert de marketing en verkoop van een bedrijf en draagt op die manier bij aan een hogere omzet
   
   
2. Het maakt de interne processen van een bedrijf efficiënter

5 tekenen dat u een PIM-systeem nodig heeft

• Time to market is belangrijk voor u.
• U wilt een consequente en consistente klantervaring over alle kanalen heen.
• U promoot uw producten in meerdere markten en in meerdere talen.
• U gebruikt uw productgegevens over meerdere kanalen - misschien inclusief e-commerce.
• Uw productgegevens zijn complex met veel informatie, gerelateerde gegevens, enz.

Productinformatie is doorslaggevend bij een koopbeslissing

Als we het allereerst hebben over het effect op de marketing en verkoop, dan is dit op verschillende manieren te zien.

De strijd om de moderne consument – in het B2B- en B2C-segment – is vooral een strijd om informatie. De moderne consument wint online op grote schaal informatie in, voordat hij/zij klaar is om een koopbeslissing te maken. En hoe meer en beter de productinformatie in bijvoorbeeld uw webshop is, hoe groter de kans dat u de klant voor u wint.

• Met het oog op SEO, zodat de klant het product überhaupt online kan vinden.
• Voor de gebruikerservaring, zodat de klant zin krijgt en het aandurft om iets bij u te kopen.
• Om retourartikelen te voorkomen: hoe meer de klant van tevoren over het product weet, hoe kleiner de kans dat de klant teleurgesteld is en het artikel terugstuurt.
  
  

Eén coherente gebruikerservaring op alle kanalen

De moderne consument wisselt voortdurend tussen verschillende kanalen en daarom moet een bedrijf aanwezig zijn daar waar de klant zich bevindt.

Noem het omnichannel- of multichannelmarketing: het punt van PIM voor marketing is dat het bedrijf meerdere kanalen moet kunnen hanteren en de klant een coherent merk en boodschap moet kunnen bieden, zowel in digitale als fysieke vorm.

Dit vereist een goede database en een systeem dat de gegevensverwerking aankan, als u de klant uniforme productinformatie wilt bieden, met de flexibiliteit en snelheid die de moderne consument verwacht.

Snellere en doelgerichtere informatie voor potentiële klanten

PIM vereenvoudigt het werk van uw verkopers. Namelijk door hen toegang te bieden tot de informatie die zij nodig hebben om potentiële klanten doelgericht en snel te kunnen adviseren.

In plaats van te moeten wachten op presentatiemateriaal van de marketingafdeling, kunnen verkopers zelf unieke brochures en prijslijsten samenstellen die zijn afgestemd op de behoeften van de klant. Alle gegevens zijn voorhanden in het PIM-systeem, dus het is een kwestie van een sjabloon en producten uitzoeken.

Het PIM-systeem vereenvoudigt ook het werken met verschillende prijzen. Het systeem zet automatisch de prijzen in het marketingmateriaal, zodat deze overeenkomen met de prijsafspraak die de klant met u heeft.

Het grote voordeel van een PIM-systeem is dat u zeker weet dat uw gegevens betrouwbaar en up-to-date zijn. U loopt daardoor niet het risico dat u een onjuiste offerte afgeeft, waarin verouderde specificaties of verkeerde prijzen staan, zodat de verkoper in verlegenheid wordt gebracht en uw bedrijf onprofessioneel lijkt.

Maakt internationale groei mogelijk

Groei kunt u op meerdere manieren bereiken, maar voor veel bedrijven is het uitbreiden naar meer markten, vaak door middel van e-commerce, een voor de hand liggende manier om het bedrijf op te schalen. Internationalisatie betekent vaak dat u in meerdere talen moet werken, waardoor de taak van de marketingafdeling extra ingewikkeld wordt. In de praktijk is het in de e-commerce onmogelijk om meerdere talen op een efficiënte manier te hanteren, als u dit handmatig moet doen.

Hierbij kan een PIM-systeem zeer waardevol zijn. Het PIM-systeem maakt het namelijk mogelijk om duidelijke processen voor het vertalen, bijwerken en publiceren van gegevens op te stellen, zodat u uw producten net zo snel op meerdere markten kunt brengen als wanneer u in één taal zou werken.

Een groter assortiment zonder de voorraad uit te breiden

Een PIM-systeem biedt u de mogelijkheid om meer artikelen in de ‘schappen’ te hebben liggen, zonder dat u daarvoor uw voorraad hoeft uit te breiden of onnodig veel producten in het ERP-systeem hoeft te zetten.

Door producten in het PIM-systeem aan te maken en ze daar te laten liggen, kunt u ze net als alle andere producten promoten en pas als ze worden verkocht, worden ze naar het ERP-systeem overgeheveld.

Dit is vooral relevant voor groothandels. Maar ook andere bedrijven met een groot productassortiment, zoals bouwmarkten, kunnen er vaak profijt van hebben om meer producten te promoten dan ze op voorraad hebben.

Kortere ‘time-to-market’

De meeste bedrijven bevinden zich op een dynamische markt, waar de ontwikkelingen razendsnel gaan en de klanten net zo snel verder kijken. Daarom is time-to-market een doorslaggevende concurrentieparameter.

PIM optimaliseert de time-to-market door het traject van het product te stroomlijnen: van ontwikkeling naar productie, tot aan marketing en verkoop.

Het proces om een product vrij te geven vanaf de productontwikkeling tot aan de marketing verlengt de time-to-market vaak onnodig. Dit proces wordt aanzienlijk verbeterd door PIM. In een PIM-systeem kunnen werknemers van diverse afdelingen tegelijkertijd aan het product werken. De marketing kan dus al met de productie van een catalogus beginnen, zelfs als nog niet alle productdetails verkrijgbaar zijn.

Als de productafdeling de informatie in de centrale database bijwerkt, dan worden die ook bijgewerkt in de catalogus waaraan begonnen is. Het PIM-systeem automatiseert de samenwerking met vertaalbureaus. Hierdoor is het eenvoudig om het overzicht te bewaren over welke productteksten al naar het vertaalbureau zijn gestuurd en hoe ver deze vertalingen gevorderd zijn. Vertalers kunnen hun teksten direct in het PIM-systeem maken, dus u hoeft teksten nooit te copy-pasten. Op die manier maakt een PIM-systeem een reeks handmatige taken veel efficiënter, die normaal gesproken het proces om een nieuw product op de markt te brengen vertragen.

Makkelijker om via andere kanalen te verkopen

Als u uw productgegevens hebt gestructureerd in een PIM-systeem, dan wordt het veel eenvoudiger om uw producten op Amazon te koop te zetten en op andere marktplaatsen, of om de productgegevens naar prijsvergelijkers te sturen. Hebt u gegevens in verschillende databases staan, dan moet u eerst de relevante gegevens vinden, deze structureren op de manier zoals bijvoorbeeld Amazon ze aanneemt, en ten slotte uw gegevens in de juiste groepen op Amazon zetten.

Als uw producten in een PIM-systeem staan, dan kunt u ze exporteren in xml en de diensten van derden gebruiken om de productinformatie naar relevante sites te sturen. Het PIM-systeem helpt u om de gegevens te modelleren, zodat u snel gegevens naar andere kanalen kunt sturen.

Betere efficiëntie door minder handmatig werk

”Moet hier eigenlijk 5 of 7 staan?” ”Weten we zeker dat deze prijzen juist zijn?” ”Ik moet even aan de productafdeling vragen welke kleuren we kunnen leveren.”

Als een nieuw product op de markt komt, ontstaan er een heleboel vragen die moeilijk te beantwoorden zijn, als u er geen duidelijk proces voor heeft. Als u uw gegevens in een PIM-systeem structureert, dan hoeft u niet steeds heen en weer te gaan tussen de verschillende afdelingen.

Het is eenvoudig om de verantwoordelijkheid te verdelen en de verschillende afdelingen kunnen zich op hun kerntaken concentreren, omdat ze weten dat de rest van het bedrijf dat ook doet.

Bewaar het overzicht over het proces

Efficiëntie is vaak verbonden met overzicht en dat kan moeilijk te bewaren zijn als u midden in de lancering van een nieuwe collectie, een nieuwe productlijn of een andere ingewikkelde productlancering staat. Welke producten zijn goedgekeurd? Bij welke producten ontbreken er nog foto’s? Welke teksten zijn al vertaald? Welke producten zijn klaar om live te gaan?

Bij dit soort vragen kan een PIM-systeem u normaal helpen om snel antwoord te krijgen. In Perfion PIM kunt u bijvoorbeeld workflows opbouwen die u een visueel overzicht bieden over hoe ver de verschillende elementen van het proces al gevorderd zijn. Op die manier vergeet u in de drukte niets.

Minder fouten in de productgegevens

Een van de voornaamste redenen om een PIM-systeem in te voeren is om de wirwar aan Excel-sheets die veel bedrijven voor hun productinformatie gebruiken, tegen te gaan. Excel is geschikt voor veel doeleinden, maar door de handmatige verwerking van taken neemt de kans op fouten toe.

Tegelijk bestaat het risico dat er onzekerheid is over welke versie geldig is, als een document in de organisatie wordt rondgestuurd.

Een PIM-systeem elimineert de fouten door de Excel-sheets te vervangen door een centrale database, die ervoor zorgt dat alle informatie op alle kanalen is bijgewerkt.

Het PIM-systeem geeft u met andere woorden het overzicht en de structuur, waardoor u fouten voorkomt. Dit geldt ook met betrekking tot onder meer goedkeuringsprocedures. Hierdoor weet u zeker dat producten niet gepubliceerd worden, voordat ze daar klaar voor zijn.

Voorzie uw producten van extra informatie

Veel webshops verkopen producten die de klant ook elders op internet kan vinden. Is deze situatie op u van toepassing, dan is het belangrijk dat u de productinformatie die u van uw leverancier ontvangt, van meer informatie kunt voorzien. Anders presenteert u het product op dezelfde manier als uw concurrenten.

In een PIM-systeem kunt u uw producten van extra informatie voorzien, zodat u zich kunt onderscheiden van uw concurrenten. De moderne consument onderzoekt in toenemende mate online de producten waar hij/zij in is geïnteresseerd. Daarom is uitgebreide productinformatie een goede concurrentieparameter.

Lees hier hoe productgegevens de gebruikerservaring op uw website kunnen verbeteren

Consequente productgegevens

Werkt u met uw productgegevens in verschillende gedecentraliseerde systemen, dan is de kans groot dat deze niet helemaal consequent zijn, bijvoorbeeld de manier waarop de productgegevens worden beschreven.

Op één plek staat een afmeting van 20 millimeter misschien aangegeven als ”20 mm”, op een andere plek staat ”20mm” en nog ergens anders staat misschien alleen ”20”. Dit wordt vooral problematisch als u de producten in uw webshop wilt categoriseren. Als u bijvoorbeeld de gebruiker de mogelijkheid wilt bieden om in uw webshop op parameters als afmeting, kleur, beschrijving en dergelijke te zoeken. Zijn de beschrijvingen verschillend, dan worden relevante producten misschien niet getoond. Zoekt een gebruiker op de kleur “rood”, en uw systeem kan bij deze zoekopdracht niet alle varianten rood weergeven, dan worden de relevante producten niet getoond. Hierdoor kunt u een verkoopkans laten liggen.

Het gaat echter net zozeer om controle als om consequent zijn. Met het PIM-systeem kunt u voor elk kanaal een andere beschrijving maken. Bijvoorbeeld als u producten op één manier beschrijft voor het B2C-segment, en op een andere manier voor het B2B-segment.

Beter beheer van acties

Een actie bestaat eigenlijk uit een verzameling producten die op een bepaalde manier aan de markt gepresenteerd moet worden. Dat is precies waar een PIM-systeem toe in staat is.

Met een PIM-systeem kunt u uw productgroepen modelleren en daarnaast bepalen welke gegevens in welke context te zien moeten zijn. Bijvoorbeeld welke productinformatie er in één land te zien is, en welke in een ander land. Hierdoor is uw actie sneller in de lucht en u kunt deze ook nog aanpassen, omdat u uw gegevens maar op één plek hoeft bij te werken.

Snellere productie van productcatalogi

Al gebeurt steeds meer bedrijfscommunicatie digitaal, toch is de oude vertrouwde productcatalogus in veel bedrijfstakken nog steeds in zwang.

De moeilijkheid met een catalogus is dat de markt zich over het algemeen steeds sneller ontwikkelt, dus het klassieke proces waarbij u meerdere maanden over het samenstellen van een jaarcatalogus kon doen, is niet meer werkbaar. De catalogus kan dan al verouderd zijn voordat hij potentiële klanten bereikt.

Een PIM-systeem optimaliseert het werk rond het samenstellen van de productcatalogus. Het maakt het onder meer mogelijk voor de marketingafdeling om aan de slag te gaan met de producten in de catalogus als nog niet alle informatie klaar is.

In principe is een PIM-systeem een centrale database met productgegevens erin. Perfion PIM is bijvoorbeeld een Windows-cliënt die zich op gegevens vanuit een SQL-server baseert.

Gebruikers sluiten zich aan op de database, waar ze nieuwe producten en velden kunnen aanmaken en informatie kunnen toevoegen of bewerken. Deze wordt vervolgens vanuit de database naar een reeks verschillende kanalen verspreid. Het PIM-systeem kan allerlei soorten productgegevens verwerken: tekst, foto’s, video, audio en allerlei soorten documenten.

PIM en de integratie met ERP en andere systemen

Eén van de sterke kanten van een PIM-systeem is dat het systeem gegevens uit kan wisselen met andere programma’s. Daarom is het belangrijk dat een PIM-systeem een open API heeft, die bijvoorbeeld het lezen van data en metadata en het toevoegen van gegevens in andere systemen niet in de weg staat.

De belangrijkste systemen waarmee u het PIM-systeem kunt integreren, ziet u hieronder.

Een webshop maakt marketing complex - PIM maakt dit weer eenvoudig

PIM wordt vaak in één adem genoemd met e-commerce en daar is een goede reden voor. Als een bedrijf een online winkel bij de overige verkoopkanalen van het bedrijf voegt, wordt de marketing meteen ingewikkelder en veeleisender. E-commerce vereist het digitaal uitwisselen van informatie en daardoor is PIM relevant. Vooral de dimensie met multi-channels is daarbij essentieel. Verkoopt u alleen in uw webshop, dan is het mogelijk om de producten alleen op uw e-commerceplatform te hanteren.

E-commerce is een vak dat een hoge snelheid vereist. Daarom hebt u een systeem nodig dat het aanmaken en uitwerken van productgevens op een efficiënte manier ondersteunt. Informatieve en aantrekkelijke productinformatie maakt het verschil in een webshop.

Verkoopt u in meerdere landen en in verschillende talen, dan is de behoefte aan één centrale plek waar alle productinformatie wordt geregeld, nog belangrijker. Dit vergt te veel werk om het handmatig in gefragmenteerde systemen te doen.

Voorbeelden van hoe een PIM-systeem de e-commerce kan ondersteunen:

• Snel importeren en verwerken van leveranciergegevens.
• Productinformatie van leveranciers van extra informatie kunnen voorzien.
• Eenvoudig verschillende talenversies van productteksten maken.
• Controle over hoe informatie wordt gecategoriseerd en getoond in geavanceerd zoeken en filteren.
• Efficiënte hantering van productfoto’s, video’s en andere soorten media.
  
  

» Lees meer over PIM voor e-commerce

PIM use-cases

Kunt u ja zeggen op één of meer van de onderstaande uitspraken, dan is de kans groot dat uw bedrijf al gauw een positieve ROI uit uw investering in een PIM-systeem haalt.

U promoot uw producten via verschillende kanalen. Is e-commerce er daar één van, dan versterkt dat de business case.

U bent op meerdere markten aanwezig en communiceert in meerdere talen. Elke nieuwe taal voegt complexiteit toe, waardoor het moeilijk kan zijn om de marketing handmatig te doen op een kosteneffectieve manier.

U hebt groeidoelen waardoor het nodig is uw marketingactiviteiten te vergroten op nieuwe markten, met meer websites, catalogi en dergelijke. Veel activiteiten betekent gewoonweg dat er meer activiteiten zijn die geoptimaliseerd moeten worden en daarom zal een PIM-systeem al snel een hoge ROI opleveren.

Uw productinformatie is complex. Dit kan bijvoorbeeld komen door veel informatie en beschrijvingen, het gebruik van metadata of complexe relaties tussen deze data. Een voorbeeld van een eenvoudig product met een grote complexiteit is wijn. Naast concrete informatie over de wijn zitten er immers ook een aantal interessante metadata aan het product vast. Bijvoorbeeld de druivensoort, de wijnstreek, het wijnhuis, enzovoorts. Lees hier meer: How to sell a good bottle of wine with a PIM-system.

U wilt graag meer productgegevens van uw leveranciers ontvangen of dingen toevoegen aan de gegevens die u al hebt. Zonder een PIM-systeem om dit proces te ondersteunen is het een tijdrovende taak om informatie van verschillende leveranciers, die vaak ook nog in verschillende formaten en kwaliteiten geleverd wordt, te importeren en te verwerken.

Een meer praktische regel is dat hoe vaker u zelf informatie van het ene systeem naar het andere kopieert, hoe groter de behoefte aan een PIM-systeem om handmatig werk te automatiseren.

Voor welk soort bedrijf is PIM niet geschikt?

Zo kunnen bijvoorbeeld bedrijven die een klein aantal unieke producten op bestelling maken, zoals grote machines voor industriële productie, niet voldoende voordeel uit PIM halen. Hetzelfde geldt voor kleine bedrijven, waar slechts weinig mensen aan de producten werken. De voordelen van een PIM-systeem zitten hem vaak in het stroomlijnen van processen, dus als er niet zoveel workflows zijn om te optimaliseren, zullen de kosten de baten overstijgen.

Er zijn 3 afdelingen in een bedrijf die vooral baat zullen hebben bij het invoeren van een PIM-systeem.

Marketing

Marketing moet snel kunnen manoeuvreren en creatieve oplossingen kunnen leveren, maar dat is moeilijk als het lang duurt om productinformatie te vinden, valideren en bewerken in verschillende systemen.

Daarom zal de marketing veel tijd en geld kunnen besparen en hun energie beter kunnen gebruiken met een PIM-systeem.

Lees hier over 3 problemen die een PIM-systeem voor de marketingmanager oplost

Productmanagement

Voor de productmanager en anderen die met de reis van het product door het bedrijf te maken hebben, zal een PIM-systeem een belangrijke tool zijn. Het doel voor hen zal zijn om processen te stroomlijnen en het aantal fouten te reduceren die ontstaan tijdens het handmatig verwerken van zaken.

Lees hier over 3 problemen die een PIM-systeem voor de productmanager oplost

IT

Voor de IT-manager zal een PIM-systeem de IT-infrastructuur vereenvoudigen, omdat het mogelijk wordt om een reeks gedecentraliseerde systemen uit te zetten die tot nu toe zijn gebruikt om productgegevens in op te slaan. Daarnaast lost het PIM-systeem een belangrijk probleem op met betrekking tot de schaalbaarheid van het bedrijf, wat moeilijk te beheren zou zijn met gefragmenteerde systemen.

Lees hier over 3 problemen die een PIM-systeem voor de IT-manager oplost

Denkt u erover om in een PIM-systeem te investeren, dan zijn er een aantal vragen die u moet beantwoorden voordat u het voor u juiste systeem kunt kiezen. Daarom hebben wij een gids samengesteld die u hieronder kunt downloaden.

Deze gids helpt u om te zien welke eisen u aan uw PIM-leverancier kunt stellen.

Door ervaring met honderden klanten hebben we 5 belangrijke thema’s gevonden en die voorzien van een aantal concrete vragen waarover u na moet denken en die u moet beantwoorden.

U krijgt onder meer:

• Overzicht over de kanalen die voor u van belang zijn
• Inzicht in de manier waarop uw werkprocessen door PIM ondersteund kunnen worden
• Duidelijkheid over hoe uw ERP met PIM kan functioneren
• Overzicht over de vragen die u uzelf moet stellen om voor u de juiste oplossing te vinden